Digitalisering zorgdossier
Digitaliseren is de toekomst en ook IZT moet hier natuurlijk in mee.
In 2021 en 2022 hebben we samen hard gewerkt om naar een digitale organisatie te gaan. Een organisatie waarbij de cliënt centraal staat, maar waar digitaal de norm wordt. Het doel van al deze veranderingen is dat we meegaan in de digitalisering, dit zijn we ook verplicht vanuit de overheid.
Er is door iedereen veel werk verzet en het was natuurlijk even wennen, maar samen hebben we het al goed onder controle! In dit stuk nemen we jullie mee in wat er gebeurd is en daarnaast willen we jullie de complimenten geven voor de wijze waarop jullie met het hele proces zijn omgegaan.
Halverwege 2021 zijn we een project gestart om alle administratie rondom de cliënten te digitaliseren. We vonden het erg belangrijk om de cliënt en eventueel de mantelzorgers mee te nemen in dit proces zodat het ook voor hen prettig en vertrouwd wordt en ze uiteindelijk meer regie krijgen over hun eigen zorg.
Natuurlijk moesten ook onze medewerkers hier stapsgewijs in betrokken worden zodat de digitalisering bij gaat dragen aan het werkplezier en geen extra belasting gaat vormen.
Het uiteindelijke doel is een betere kwaliteit van zorg met efficiënte zorgprocessen.
In augustus 2021 zijn we begonnen met het digitaliseren van de administratie rondom de cliënten.
Alle klappers werden stapsgewijs vervangen door een zorgmap waarin alleen nog de belangrijkste informatie bleef zitten. Persoonsgegevens, rapportage, medicatielijsten, weeklijsten, controlelijsten en evaluatieformulieren werden digitaal.
Om de cliënten meer eigen regie te geven over hun zorg en het inzichtelijk maken van hun zorgdossier wordt er gebruik gemaakt van Carenzorgt. Hierin kan ook de planning bekeken worden. Medewerkers gingen met het digitale systeem Nedap werken. Hierbij horen diverse apps die de zorgprocessen efficiënter maken.
Tijdens de teamvergaderingen zijn alle medewerkers geïnformeerd over de plannen van ons project rondom digitalisering en de stand van zaken. ONS dossier, Carenzorgt en het digitaal aftekenen van medicatie en agenda zijn besproken.
Voor de cliënten is er een informatiebrief gemaakt rondom Carenzorgt. Daarbij is er voor alle cliënten een brief gegeneerd met de toegangscode om een profiel aan te maken op Caren. Bij vragen of problemen helpen we de cliënten en mantelzorgers om Caren te gebruiken.
Alle apotheken van onze cliënten zijn benaderd om het digitaal aftekenen mogelijk te maken, de cliënten hebben hiervoor machtigingsformulieren getekend en de medewerkers hebben instructie ontvangen op welke wijze medicatie afgetekend moet worden.
Alle weeklijsten van de cliënten zijn digitaal in het systeem gezet. Iedere activiteit die bij de cliënt gedaan moet worden moet apart binnen het zorgplan, bij de juiste handeling, vermeld worden.
Zorgplannen werden eventueel aangepast. Medewerkers hebben instructie gekregen hoe ze moeten aftekenen in de agenda en hoe er digitaal gerapporteerd moet worden.
Van de 6 weken-, jaar- en eindevaluatie zijn digitale templates gemaakt zodat deze digitaal ingevuld en verwerkt kunnen worden.
Het hele proces is regelmatig geëvalueerd binnen de gehele organisatie en waar nodig bijgesteld.
We zijn blij dat het tot nu toe goed verlopen is en merken dat het vele voordelen met zich mee brengt. Zo hoeven er een stuk minder formulieren naar kantoor gebracht te worden, formulieren hoeven niet meer verwerkt te worden en de privacy wordt hierdoor beter gewaarborgd. Medewerkers kunnen, voordat ze bij de cliënt naar binnen gaan, zich al inlezen in de geschiedenis en bekijken wat er gebeuren moet. Medicatielijsten zijn digitaal altijd up to date waardoor medicatiefouten verminderd worden. Via Caren heeft de cliënt en mantelzorger (eventueel op afstand) altijd inzicht in het dossier. Daarbij kunnen cliënten zelf inzien wanneer het zorgmoment plaatsvindt zodat ze hun dag beter kunnen indelen. Veel dingen kunnen nu op afstand geregeld worden zodat de medewerkers in de wijk hopelijk minder administratieve lasten hebben.
We merken als organisatie dat dat het op diverse vlakken efficiënt en prettig werkt en hopen dat jullie ook de voordelen hiervan ervaren. Mocht je toch ergens tegenaan lopen of zijn er tips dan zijn die natuurlijk altijd welkom!
In onderstaand document kunnen jullie de uitleg over het digitaal dossier terugvinden.
Heel veel succes dames en heren en voor vragen kunnen jullie altijd bij ons terecht!